Un Círculo de Calidad es un pequeño grupo de personas que se reúnen
voluntariamente y en forma periódica, para detectar, analizar y buscar
soluciones a los problemas que se suscitan en su área de trabajo.
Un Círculo de Calidad está formado por pequeños grupos de empleados que se
reúnen e intervienen a intervalos fijos con su dirigente, para identificar y
solucionar problemas relacionados con sus labores cotidianas.
A pesar de ser muchas las definiciones atribuidas al concepto de Círculos de
Calidad es conveniente dejar claro que para los efectos que nos competen
definiremos Círculo de Calidad como:
“Grupo natural de trabajo, conformado por empleados de una misma
institución o empresa que realizan tareas similares y que voluntariamente se
reúnen con regularidad, en horas de trabajo, para identificar las causas de los
problemas de sus trabajos y proponer soluciones a la gerencia”.
Los Círculos de Calidad se dan cuenta de todo lo erróneo que ocurre
dentro de una empresa, dan la señal de alarma y crean la exigencia de buscar
soluciones en conjunto.
Los empleados de cada Círculo forman un grupo natural de trabajo, donde las
actividades de sus integrantes están de alguna forma relacionadas como parte de un
proceso o trabajo. La tarea de cada uno de ellos, encabezada por un supervisor,
consiste en estudiar cualquier problema de producción o de servicio que se encuentre
dentro del ámbito de su competencia. En la mayoría de los casos, un Círculo
comprende un proyecto de estudio que puede solucionarse en tres meses
aproximadamente y que no tomará arriba de un semestre (seis meses).
La misión de un Círculo pueden resumirse en:
•Contribuir a mejorar y desarrollar a la empresa.
•Respetar el lado humano de los individuos y edificar un ambiente agradable de
trabajo y de realización personal.
•Propiciar la aplicación del talento de los trabajadores para el mejoramiento
continuo de las áreas de la organización.
Estructura: La estructura de un Círculo de Calidad es fundamentalmente la forma
como esta integrado el grupo y se define dé acuerdo con la posición de los miembros
dentro de una organización empresarial. En la práctica, los Círculos de Calidad
requieren de un periodo prolongado de labores bajo la tutela de un Asesor.
Proceso: el proceso de un Círculo de Calidad está dividido en los pasos siguientes.
A) Identificación del problema.
B) Análisis del problema y recopilación de información.
C) Búsqueda de soluciones.
D) Selección de una solución.
E) Presentación de la solución a la gerencia.
F) Ejecución de la solución.
G) Evaluación de la solución.
CARACTERÍSTICAS DE LOS CÍRCULOS DE CALIDAD.
•Los Círculos de Calidad son grupos pequeños. En ellos pueden participar desde
cuatro hasta quince miembros. Ocho es el número ideal. Se reúnen a intervalos
fijos (generalmente una vez a la semana) con un dirigente, para identificar y
solucionar problemas relacionados con sus labores cotidianas.
•Todos sus miembros deben laborar en un mismo taller o área de trabajo. Esto
le da identidad al Círculo y sentido de pertenencia a sus integrantes.
•Los integrantes deben trabajar bajo el mismo jefe o supervisor, quien a su vez
es también integrante del Círculo.
•Por lo regular, el jefe o supervisor es también jefe del Círculo. Este no ordena
ni toma decisiones, son los integrantes en conjunto quienes deciden.
•La participación es voluntaria, tanto para el líder como para los miembros. De
ahí que la existencia de los Círculos depende de la decisión de cada integrante.
•Los Círculos se reúnen una vez a la semana durante las horas acordadas con los
superiores jerárquicos inmediatos.
IDENTIFICACIÓN
DEL PROBLEMA
ANÁLISIS DEL
PROBLEMA Y DE
LA INFORMACIÓN
BUSQUEDA DE
SOLUCIONES
SELECCIÓN DE
UNA SOLUCIÓN
PRESENTACIÓN
DE LA SOLUCIÓN
EJECUCIÓN DE LA
SOLUCIÓN
EVALUACIÓN DE
LA SOLUCIÓN
•Lo ideal es que las reuniones se celebren en lugares especiales alejados del área
de trabajo.
•Los miembros del Círculo deben recibir capacitación especial para participar
adecuadamente, tanto previa a la creación del Círculo, como continua durante
su operación.
•Los miembros del grupo y no la gerencia son quienes eligen el problema y los
proyectos sobre los cuales habrá de trabajarse.
En forma ideal el proceso de selección no se lleva a cabo por votación
democrática (por mayoría de votos), sino por consenso; en esta forma todos los
participantes convienen en los problemas que es necesario resolver.
•Los Círculos deben recibir asistencia o asesoría para analizar un problema y
decidir al respecto.
•La Dirección General y los expertos técnicos deben comprometerse a brindar
su ayuda a los Círculos de Calidad.
•Los Círculos habrán de recibir el apoyo de un Asesor (interno o externo), que
asistirá a todas las reuniones, pero que no es miembro del Círculo.
•Las exposiciones preparadas para la Dirección serán previamente presentadas a
los gerentes y los expertos técnicos quienes normalmente tienen la autoridad
para tomar una decisión acerca de la viabilidad de la propuesta.
•La empresa debe efectuar evaluaciones periódicas para comprobar si se
proporciona lo necesario para la operación de los Círculos de Calidad, así
como para la ejecución de las propuestas que de Éstos se deriven.
•Los Círculos de Calidad no son para sostenerlos durante un tiempo y luego
abandonarlos, sino que hay que mantenerlos permanentemente en
operación, procurando siempre su mejoramiento.
LA OPERACIÓN DE LOS CÍRCULOS DE CALIDAD.
En la operación de los Círculos de Calidad se distinguen dos etapas:
Primera Etapa.- Se ubica en el nivel de los empleados, quienes identifican un
problema, lo analizan y presentan una solución a la gerencia mediante un
planteamiento viable, estructurado y documentado.
Segunda Etapa.- Se realiza a nivel gerencial, al ser éstos quienes escuchen las
propuestas emanadas de los Círculos de Calidad, las evalúan y deciden por lo general
después de dos o tres reuniones- si puede ser puesta en práctica o no. Si la decisión es
favorable, elaboran un plan para ejecutar la propuesta y lo ponen en marcha con la
mayor brevedad posible.
OBJETIVOS DE LOS CÍRCULOS DE CALIDAD
1. Propiciar un ambiente de colaboración y apoyo recíproco en favor del
mejoramiento de los procesos operativos y de gestión.
2. Fortalecer el liderazgo de los niveles directivos y de supervisión.
3. Mejorar las relaciones humanas y el clima laboral.
4. Motivar y crear conciencia y orgullo por el trabajo bien hecho.
5. Concientizar a todo el personal sobre la necesidad de desarrollar acciones para
mejorar la calidad.
6. Propiciar una mejor comunicación entre los trabajadores y los directivos o
gerentes.
7. Dar a conocer los avances y obstáculos a vencer para lograr una mejora
constante.
DESARROLLO DE LOS CIRCULOS DE CALIDAD
Por otra parte, existen personajes encargados del desarrollo de los Círculos de
Calidad:
El Facilitador.- El o ella, es el responsable para dirigir las actividades de los
Círculos y atender sus juntas. Sirve como un enlace o vía entre los Círculos y el resto
de la institución y reporta a una alta autoridad que apoya la idea de los círculos de
control de calidad.
Otras responsabilidades incluyen el entrenamiento de líderes y la formación de otros
círculos dentro de la organización. Consigue asistencia técnica externa cuando se
requiera.
El Líder del Círculo de Calidad.- Es el jefe natural del grupo de trabajo y a la vez el
símbolo del respaldo de la gerencia, dirección o jefatura. Su ausencia de los Círculos
de Calidad, de una u otra forma, es siempre perjudicial para el proceso. Con el
tiempo, los integrantes del Círculo de Calidad elegirán al líder que más prefieran
según sus acuerdos; mientras tanto y hasta que esto suceda, el supervisor será el
generalmente elegido.
Las actividades del líder comprenden:
•Crear un ambiente en las reuniones que aliente la participación.
•Utilizar técnicas de interacción que dan a cada uno la oportunidad de hablar a fin de que se escuchen todos los puntos de vista.
•Trabajar con el equipo para ayudarles a tomar decisiones sin conflictos.
•Asegurar que alguien se encargue de llevar a cabo las decisiones y acuerdos
tomados por el Círculo de Calidad.
•Dar seguimiento a las propuestas y resoluciones tomadas.
PROBLEMAS
* Improvisación de ideas en grupo.
* Diagramas de flujo.
* Análisis de Pareto.
* Diagramas de causa efecto.
* Histogramas.
* Gráficos.
* Cuadros de control.
* Hojas de verificación.
* Matrices para decisiones.
* Análisis de costo-beneficios.
Ambiente Idóneo para las Reuniones de los Círculos de Calidad
El ambiente más adecuado de una reunión es aquel que propicia el que cada
miembro esté dispuesto a participar y a aportar. Escuche a los demás y se
comprometa de lleno en el trabajo del equipo.
Debe darse un ambiente especial según se trate de:
•Preparación de la Reunión.
•Disposición para escuchar
•Apertura
•Desarrollo de la confianza
Ambiente Idóneo para las Reuniones de los Círculos de Calidad
El ambiente más adecuado de una reunión es aquel que propicia el que cada
miembro esté dispuesto a participar y a aportar. Escuche a los demás y se
comprometa de lleno en el trabajo del equipo.
Debe darse un ambiente especial según se trate de:
•Preparación de la Reunión.
•Disposición para escuchar
•Apertura
•Desarrollo de la confianza
Consolidación de los Círculos de Calidad.
Puede decirse que los Círculos de Calidad están firmemente establecidos cuando:
1. Cubren la totalidad de la organización en todos los niveles.
2. Son permanentes.
3. Son promovidos, capacitados y sustentados por los niveles medios de la
gerencia.
Contribuciones de los Círculos (Cómo medir su efectividad)
•Número de presentaciones hechas a la gerencia.
•Tipos de propuestas presentadas.
•Porcentaje de propuestas presentadas (número anual de propuestas
presentadas por cada Círculo).
•Porcentaje de propuestas aprobadas (número de propuestas aceptadas por la
gerencia).
Resultados empresariales (Qué se obtiene con su implementación)
•Cambio en el porcentaje de producción.
•Cambio en el porcentaje de defectos.
•Cambio en el porcentaje de productos rechazados, o servicios deficientes.
•Cambio en el porcentaje de fricciones.
•Cambio en el porcentaje de tiempo perdido.
•Cambio en el porcentaje de motivos de queja.
•Cambio en el índice de accidentalidad.
•Ahorro calculado en costos.
•Proporción entre los ahorros en los costos y los gastos generados por el
programa.
•Mejores resultados personales.
Finalmente, los logros de los Círculos de Calidad deben publicarse en los boletines de la empresa o institución o fijarse en los tableros, de tal manera que los participantes reciban reconocimiento por sus esfuerzos, tanto de la dirección o gerencia donde laboran como de sus compañeros de trabajo, y a la vez conozcan los avances e impacto de las propuestas desarrolladas.
